Làm Bảng Chấm Công Trên Excel
Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200/TT-BTC và Thông tư 133/TT-BTC mới nhất. Đây là mẫu bảng chấm công trên Excel năm 2024 do Kế toán Bách Khoa thiết kế theo đúng lịch năm 2024 đầy đủ 12 tháng, có sẵn các công thức tính Tổng ngày công để gửi tặng các bạn.
Theo điều 9 Thông tư 200/TT-BTC và điều 10 Thông tư 133/TT-BTC:
“- Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán.– Hoặc áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư 200.”
Như vậy: DN được tự thiết kế Mẫu bảng chấm công.– Dưới đây Kế toán Bách Khoa xin chia sẽ Mẫu bảng chấm công năm 2023 file Excel mới nhất (theo đúng lịch của năm 2024).
(Giao diện mẫu Bảng chấm trên Excel 2024)
Chú ý: Trong mẫu bảng chấm trên Excel này Kế toán Bách Khoa đã đặt sẵn các công thức, và những chú ý ở phần cuối trong Excel, các bạn nhớ đọc kỹ và thực hiện nhé.
– Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, … để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.
Nhận và chuyển đổi dữ liệu (Query):
Trước khi phân tích, bạn cần đưa dữ liệu liên quan vào câu hỏi đang cần trả lời. Excel 2016 tích hợp chức năng nhận và chuyển đổi dữ liệu cực nhanh, cho phép tòm và đưa toàn bộ dữ liệu cần xử lý vào 1 vị trí. Trước đây, để dùng tính năng này bạn cần cài thêm add-in Power Query nhưng nay đã được tích hợp sẵn trong Excel 2016. Truy cập trong mục Get & Transform của tab Data.
Trong Microsoft Excel 2016, chức năng Forecast đã được mở rộng để dự đoán dựa trên Exponential Smoothing (chẳng hạn như FORECAST.ETS()…). Trên thẻ Data, nhấn nút Forecast Sheet để tạo nhanh hàm dự đoán cho chuỗi dữ liệu.
Công cụ bản đồ 3D hay Power Map đã được đổi tên và tích hợp sẵn trong Excel 2016. Đó là tính năng 3D Maps trên thẻ Insert.
Cách cập nhật Excel trên Windows
Excel, giống như hầu hết các sản phẩm Microsoft Office, thường sẽ tự động cập nhật. Nếu phiên bản Excel của bạn không có nút cập nhật, thì có thể bạn đã cài đặt giấy phép số lượng lớn hoặc công ty của bạn đang quản lý các bản cập nhật Office.
Cho phép các bản cập nhật cài đặt
Điểm mới ở Microsoft Excel 2021
Bạn và đồng nghiệp có thể mở và làm việc trên cùng một cửa sổ Excel. Đây là tính năng Đồng tác giả. Khi đồng tác giả, các bạn có thể thấy những thay đổi của nhau nhanh chóng.
Cộng tác tốt hơn với chú thích hiện đại
Bạn có quyền kiểm soát thời điểm gửi nhận xét cho đồng tác giả và làm việc hiệu quả với trải nghiệm chú thích nhất quán trong sổ làm việc, cũng như các ứng dụng Office khác của bạn..
Biết ai đang trong sổ làm việc của bạn
Xem những người khác đang làm việc cùng với bạn và vị trí của họ trong sổ làm việc.
Làm việc với trải nghiệm hình ảnh được hiện đại hóa và các tab mới được làm mới trong dải băng. Trải nghiệm phong cách gọn gàng, rõ ràng với danh mục biểu tượng đơn sắc, bảng màu trung tính và góc cửa sổ mềm hơn.
Tìm từ hàng theo hàng, tìm bất cứ thứ gì bạn cần trong bảng hoặc dải ô với XLOOKUP.
Hàm LET gán tên vào kết quả tính toán, cho phép lưu trữ các phép tính trung gian, giá trị hoặc xác định tên bên trong của công thức. Những tên này chỉ áp dụng trong phạm vi của hàm LET. Tương tự như các biến trong lập trình, LET được thực hiện thông qua công thức gốc của Excel.
Viết một công thức và trả về một mảng giá trị. Đẩy nhanh tính toán và thông tin chuyên sâu với sáu hàm mới: FILTER, SORT, SORTBY, UNIQUE, SEQUENCE và RANDARRAY.
Hàm XMATCH tìm một mục đã xác định trong một mảng hoặc phạm vi ô, sau đó trả về vị trí tương đối của mục đó. Bạn cũng có thể sử dụng XMATCH để trả về giá trị trong một mảng.
Tạo dạng xem tùy chỉnh trong trang tính Excel mà không làm gián đoạn công việc của người khác.
Một cách mới để tiếp cận các công cụ trợ năng
Dải băng Trợ năng sẽ bao gồm tất cả các công cụ bạn cần để tạo nội dung trợ năng ở một nơi.
Bộ kiểm tra trợ năng sẽ theo dõi tài liệu của bạn và thông báo trên thanh trạng thái khi tìm thấy nội dung bạn nên xem.
Trải nghiệm hiệu suất, độ ổn định và tốc độ được cải thiện trên Excel, giúp nhập các phép tính nhanh hơn từ các hàm Excel phổ biến như SUMIF, COUNTIF và AVERAGEIF.
Hiện nhiều trang bị ẩn cùng lúc
Bạn không cần phải hiện từng trang mà giờ có thể hiện nhiều trang bị ẩn cùng một lúc.
Điểm mới ở Microsoft Excel 2019
Trực quan hóa dữ liệu trên sơ đồ giúp phân tích dữ liệu và lập báo cáo dễ dàng hơn. Trong Excel 2016, người dùng sẽ trải nghiệm 6 loại bểu đồ mới với rất nhiều tùy chọn định dạng quen thuộc.
Nhấn chọn Insert Hierarchy Chart trên thẻ Insert để sử dụng biểu đồ Treemap hoặc Suburst, nhấn Insert Waterfall hoặc Stock Chart để dùng biểu đồ Waterfall hay Insert Statistical Chart với biểu đồ Histogram, Pareto, Box và Whisker. Ngoài ra có thể chọn Recommended Charts >All Charts để xem cả 6 loại chart mới.
Phương pháp và trách nhiệm ghi:
– Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm công hàng tháng.– Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm,…) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 (tức là từ ngày 1 đến ngày 31) theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.– Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu qui ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội.
– Bảng chấm công được lưu tại phòng (ban, tổ,…) kế toán cùng các chứng từ có liên quan.
Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán tại đơn vị để sử dụng 1 trong các phương pháp chấm công sau:
Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội nghị, họp,… thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
Cần chú ý 2 trường hợp: + Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất. Ví dụ người lao động A trong ngày họp 5 giờ làm lương thời gian 3 giờ thì cả ngày hôm đó chấm “H” Hội họp. + Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc diễn ra trước.
Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.
Dấu phẩy phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ... nhưng một số người lại dùng để phân cách chữ số thập phân nên Excel cho ra kết quả không chính xác.
Nhiều năm giảng dạy công nghệ thông tin cho học viên, hướng dẫn nhân viên văn phòng nhập liệu tính toán, Thạc sĩ, kỹ sư công nghệ thông tin Phan Quang Đính nhận thấy nhiều người vẫn còn nhầm lẫn khi sử dụng dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm phẩy trong bảng tính Excel, nhất là dân công sở.
Thông thường, trong Excel, dấu chấm để phân cách chữ số thập phân (ví dụ 0.01), dấu phẩy phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ... Tuy nhiên, một số người thường có thói quen làm ngược lại. Do đó, khi nhập số, chẳng hạn 1.000 thì chỉ thấy hiển thị 1. Nhầm lẫn dấu có thể làm chậm thao tác nhập dữ liệu; sai sót khi tính toán.
Dấu phẩy cũng thường dùng để ngăn cách các thành phần trong hàm công thức, ví dụ =COUNTIF(A2:A5,"London"). Nhưng do định dạng của một số máy tính, bạn cũng có thể gặp trường hợp các thành phần được ngăn cách bằng dấu chấm phẩy, ví dụ =COUNTIF(A2:A5;"London"). Nếu không chú ý dùng đúng dấu trong hàm sẽ không cho ra kết quả.
Còn nếu vẫn muốn dùng dấu phẩy (,) để phân cách chữ số thập phân; dấu chấm (.) phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ; dấu phẩy (,) để ngăn cách các thành phần trong hàm công thức... như thói quen bao lâu nay, bạn thực hiện các thao tác như sau để máy tính trả đúng kết quả khi nhập liệu.
Bước 5: chọn Additional settings
Bước 6: xem và sửa dấu vào các ô sau:
- Decimal symbol (dấu ngăn cách thập phân): chọn dấu phẩy (,)
- Digit grouping symbol (dấu ngăn cách phần nghìn, triệu, tỷ...): chọn dấu chấm (.)
- List separator (dấu ngăn cách trong công thức): chọn dấu phẩy (,)
Bạn có thể thay đổi nhanh ba dấu trong Excel để dễ nhập dữ liệu, tính toán. Ảnh: Tuấn Nhu.
Để nắm rõ các hàm Excel, bạn có thể tìm hiểu khóa học online tại ewiki.vnexpress.net. Khóa học gồm 22 bài giảng qua video và tài liệu dạng pdf. Mỗi video dài khoảng 6-12 phút giúp học viên nhanh chóng nắm các hàm từ cơ bản đến nâng cao như hàm thống kê, hàm về chuỗi và thời gian, hàm tìm kiếm, lọc dữ liệu và vẽ biểu đồ... Bài giảng được kết hợp cùng các tình huống và bài tập thực tế của doanh nghiệp dựa trên kinh nghiệm 20 năm giảng dạy Tin học văn phòng của Thạc sĩ, kỹ sư công nghệ thông tin Phan Quang Đính.
Khóa học hữu ích cho nhân viên văn phòng, những người thường xuyên làm việc với excel; sinh viên chuyên ngành kế toán, kiểm toán, kinh tế, tài chính, hành chính nhân sự... Để tham gia khóa học, truy cập tại đây.
Microsoft Excel 2021 là phiên bản mới nhât của ứng dụng tạo và chỉnh sửa bảng tính chuyên nghiệp, tiện lợi trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2021 của hãng Microsoft.
Microsoft Excel 2019 hội tụ đầy đủ những tính năng từ cơ bản đến cao cấp để tạo bảng tính và chỉnh sửa nhanh chóng, hiệu quả. Công cụ bảng tính trong Excel 2019 Full ngày càng dễ sử dụng và mạnh mẽ hơn trước. Bạn có thể xem trước xu hướng với biểu đồ đề xuất và dự đoán bằng 1 cú nhấp chuột. Excel 2019 cho phép liên kết bảng biểu và thực hiện các phép tính phức tạp cực nhanh với Power Pivot. Chèn thêm hình khối và trộn dữ liệu để phối hợp xử lý bảng tính online. Bạn có thể trực quan hóa dữ liệu với loại sơ đồ mới như Treemap và Waterfall. Ngoài ra, bảng tìm kiếm Tell Me mới còn giúp bạn nhiều thao tác khác ngay trong Excel.